7 consejos para administrar eficazmente tu tiempo


La administración del tiempo es todo un desafío, pareciera que nunca hay suficiente tiempo para hacer todo lo necesario, la mayoría de las veces resulta no solo frustrante sino también extremadamente estresante y extenuante saltar de una tarea a otra y que ninguna quede terminada.

Si bien es imposible cambiar el número de horas que tenemos, es posible organizarnos para administrarlas mejor y resultar más productivas/os. A continuación, algunos consejos que te ayudarán a organizar tu tiempo y aumentar tu productividad.




1. Establece Objetivos
Lo más importante de cualquier estrategia para administrar tu tiempo es saber a dónde te diriges y cómo llegar ahí. Es muy difícil cumplir metas si no establecemos objetivos específicos. Ten presente que cuando se trata de productividad la clave es establecer objetivos realizables en el corto plazo, cumplir esos pequeños objetivos te dará más ánimo y fuerzas para seguir adelante para alcanzar objetivos más importantes.

Siempre es posible fraccionar un objetivo ambicioso y de largo plazo en una serie de pequeños objetivos mensuales, luego fraccionarlos nuevamente en objetivos semanales y luego diarios. De esa forma sabrás en todo momento si te estás encaminando o no a la meta propuesta y, de ser necesario, hacer las correcciones correspondientes.



2. Elije un Sistema y Cúmplelo
Hay muchísimos sistemas para administrar el tiempo, desde aplicaciones online, software específico para gestionar tareas, agendas digitales o el simple lápiz y papel. Escribe tus tareas y dales un periodo de tiempo para realizarlas.

Elige la que más se adapte a tu personalidad y cúmplela, pues por más bueno que sea un sistema si no te comprometes a usarlo, de nada servirá. Date un tiempo de prueba, experimenta con la combinación de sistemas hasta que encuentres una con la que te sientas cómoda/o y ¡aplícala!



3. Encuentra tu momento más productivo
No todos somos iguales, para algunas personas su momento más productivo es a primera hora de la mañana, para otras la noche es su mejor momento. Por supuesto que, si tienes que atender clientes o tu profesión te impone horas específicas, no tendrás más remedio que adaptar tu metabolismo a esas horas

Es muy importante reducir las distracciones e interrupciones durante ese horario, tu productividad mejorará sustancialmente. Planifica tus tareas de acuerdo a tus horas más productivas.



4. Conoce tus Prioridades
Es posible que algunos días no puedas terminar con la agenda planeada, por eso es importante distinguir entre urgencias y prioridades. Pues en muchos casos las urgencias nos quitan el tiempo y las prioridades quedan pendientes. Muchas veces lo urgente no nos deja ver lo importante.

Tómate el tiempo para establecer correctamente tus prioridades y luego agenda el tiempo para llevarlas adelante en el momento más productivo de tu jornada, así, si el día no te alcanza habrás al menos hecho lo más importante y te ayuda a cumplir las metas.



5. Realiza un Seguimiento de tu Tiempo
Hacer un seguimiento del uso de tu tiempo con una herramienta adecuada puede ser una excelente manera de administrar el tiempo. Mantener un registro de cómo usas el tiempo puede ayudarte a aumentar la productividad.

En primer lugar, puede mantenerte concentrada/o en la tarea en la que está trabajando en ese mismo momento. Después de todo, no hay recordatorio de la concentración mejor que un reloj. En segundo lugar, mantener un registro de cómo usas el tiempo te puede dar una idea de donde se te va el tiempo, día tras día. Esto podría abrirte los ojos y proporcionarte una valiosa visión de cómo quieres emplear tu tiempo y lo que realmente ocurre. A partir de esa información puedes pensar e implementar los cambios necesarios para lograr un equilibrio.



6. Necesitas saber cuándo delegar
Cuando tienes más tareas en mano de lo que puedes manejar, es hora de delegar. Una buena manera de comenzar a delegar es determinar qué tareas son esenciales pero que no son esenciales que las hagas tu misma/o. Una vez que tienes esas tareas determinadas es hora de buscar la persona que pueda llevarla adelante con responsabilidad.

No es fácil armar un equipo de trabajo con objetivos comunes y basado en el que la confianza y respeto mutuo a quienes delegar, pero si lo consigues, tu productividad sufrirá un tremendo impulso.




7. Un día a la vez
Si bien es posible planificar cada día de la semana, mes o año entero con anticipación, la verdad es que no sabemos realmente lo que nos traerá el día de mañana. Por eso enfocarnos en las tareas de hoy (teniendo nuestros objetivos presentes) nos ayudará a mantener el compromiso, siempre podemos tomar las lecciones que aprendemos cada día para aplicarlas al siguiente.



Conclusiones
Administrar sabiamente nuestro tiempo nos ayudará no solamente a cumplir nuestros objetivos sino a también tener una vida más equilibrada y libre del estrés de querer hacer mil cosas a la vez. Lo importante es lo que nos acerca a nuestros objetivos, lo urgente nos sobrecarga y muchas veces nos confunde e impide cumplir nuestras metas.

Administrar nuestro tiempo no es cuestión de encontrar el mejor método, sino el más afín a nosotras/os y comprometernos a cumplirlo.